In 5 stappen naar een voorstel dat past bij je wensen.

Je wil het schrijven van teksten uitbesteden. Misschien schreef je tot nu toe zelf je content en kost je dat nu te veel tijd. Of tijd van je medewerkers op de marketingafdeling. Je bent daarom op zoek naar een freelance tekstschrijver/copywriter. Maar hoe kies je een tekstschrijver die bij jou en je bedrijf past?

Als senior tekstschrijver/copywriter krijg ik geregeld de vraag wat mijn aanpak is en hoe ik werk. Ik snap dat, want de uitkomst zegt iets over hoe ik ben en wat ik belangrijk vind. Je bent namelijk niet alleen op zoek naar iemand die passende teksten schrijft, maar je zoekt ook iemand waarmee je wil samenwerken.
Ik heb dat zelf ook. Toen ik op zoek was naar een Virtual Assistent, wilde ik in eerste instantie een gevoel krijgen dat ik iemand had gevonden die bij mij past. Deze vraag is eigenlijk belangrijker dan de vraag “Wat kost het?”. Het traject van het eerste contact tot de prijsopgave in je mailbox kan je antwoord geven op de vraag “Heb ik een goed gevoel bij jou?”

In dit artikel

• laat ik je de verschillende stappen zien die ik als tekstschrijver doorloop om tot een passend aanbod te komen;
• krijg je niet alleen inzicht in mijn offertetraject, maar kun je ook zien wat ik belangrijk vind.
• lees wat ik doe om aan te sluiten bij de wensen van mijn klant.

De vijf stappen helpen je ook om

Stap 1
Snel reageren op het eerste contact van de prospect

“Dát is toch vanzelfsprekend”, zal je misschien zeggen. Maar helaas, ik kom nog regelmatig voorbeelden tegen van bedrijven die bijvoorbeeld een automatische mail sturen nadat ze het contactformulier hebben ontvangen. En dan blijft het een tijdje angstig stil. Ik antwoord binnen 24 uur op werkdagen en vertel direct of ik de aangewezen persoon ben om de hulpvraag samen verder te verkennen. Als dat zo is, dan maak ik een afspraak voor een kennismaking.
Waarom ik dat doe? Omdat jouw ‘probleem’ NU is en je zo snel mogelijk een oplossing wil. Niets is dan zo fijn om snel te weten of dat echt zo is.

Stap 2
Kennismaking /intake

Als je niet te ver van mij vandaan woont, spreek ik af om ergens een kop koffie te gaan drinken. Woon je verder weg, dan maak ik een afspraak voor een online kennismakingsgesprek. Ik stel dan onder andere de volgende vragen:

• wie ben je, vertel iets over je bedrijf en de producten;
• wat is je precieze hulpvraag;
  Bijvoorbeeld een aansprekend artikel voor je website.
• waarom je dat wil, wat wil je bereiken;
• waarom je denkt dat een artikel de beste manier is om dat doel te bereiken;
• hoe lang het artikel moet zijn;
• hoeveel mensen ik daarvoor moet interviewen;
• wat de deadline is.

In zo’n gesprek luister ik goed naar je wensen én naar het beoogde doel. Ik stel veel vragen om te verkennen of (en hoe) we dat doel kunnen bereiken. Ik neem je serieus. Soms geef ik adviezen en onderbouw die vervolgens om te laten zien hoe je dat doel bijvoorbeeld sneller of goedkoper kunt bereiken.

(Oh ja, en je mag mij natuurlijk ook veel vragen, hé 🙂

Stap 3
Offerte

Met alle informatie uit het kennismakingsgesprek stel ik de offerte op. Die maak ik persoonlijk door te beginnen met je voornaam en daarna te vertellen wat we gaan doen om je doel te bereiken. Daarna leg ik uit

• hoe ik dat aan ga pakken
• wat het effect is (en zijn probleem oplost)
• wat eventueel een oplossing in de weg kan staan (verwachtingsmanagement!)
• de kleine lettertjes (dat ik 30% aanbetaling vraag)
• waar je de prijsopgave kan vinden (tweede bijlage)
• wanneer ik contact opneem om deze offerte te bespreken

In de kleine lettertjes zet ik zaken die belangrijk zijn om samen af te spreken. Denk aan het maximum aantal woorden, het aantal conceptrondes en de datum tot wanneer de offerte geldig is.
Ben ik dan zo streng? Nee, zeker niet. Ik wil graag dat je duidelijk weet wat je kan verwachten. Het komt geregeld voor dat ik meer doe dan in de kleine lettertjes staat. Maar minder in iedere geval niet!

Stap 4
Nabellen

In de offerte én in de mail vertel ik dat ik telefonisch contact opneem op die-en-die dag om vragen over de offerte te beantwoorden. Zo wil ik je vriendelijk aanzetten mijn offerte te lezen en om na te denken zodat je straks je eventuele vragen aan me kunt stellen. Zo kan ik twijfels wegnemen. Of we concluderen samen dat we niet bij elkaar passen.

Voorbeeld

Met een prospect was ik aangekomen in de offertefase. Ik stuurde haar een offerte, maar deze keer schreef ik in de begeleidende mail dat ik haar níet binnenkort zou bellen. Ik schreef dat ik dat normaal wel deed, maar ik het idee had dat ze tijd nodig had om zich te oriënteren op haar hulpvraag en de aanstaande veranderingen rondom de bedrijfsnaam en bedrijfsvorm. Ik dacht: “Van haar hoor ik voorlopig niets meer, ze heeft nu andere zaken aan haar hoofd.” Binnen een week kreeg ik een mail van haar, dat ze de samenwerking nu al fijn vond en ze zo blij was met mijn enthousiasme. We  pasten dus bij elkaar, ook wat betreft 'tijd hebben'. 

Stap 5
Ondertekenen prijsopgave

Ben je akkoord? Dan is het tijd om de meegestuurde prijsopgave digitaal te ondertekenen. Daarmee ga je ook akkoord met de Algemene Voorwaarden. Die stuur ik altijd mee als bijlage en als link in de offerte. En dan… actie! We plannen de eerste afspraak. Meestal is dat een afspraak voor een online interview. Daarbij stel ik heel wat vragen, want niets leukers dan jou en je bedrijf (of een ander onderwerp) ‘goed in mijn vingers te krijgen’. En straks in de content raak neer te zetten.

De beste tekstschrijver voor jou

Deze vijf stappen helpen je om makkelijker een tekstschrijver te vinden die bij je past. Met de inzet van een (freelance) tekstschrijver houd je meer tijd over voor andere zaken die op jouw bordje liggen. Of op het bordje van je marketingteam.

Bij veel klanten merk ik dat ze opgelucht zijn als ze het schrijven van een leesbaar artikel, verslaglegging of vernieuwde websiteteksten uit handen kunnen geven. Maar ook dat ze tijd nodig hebben om te kiezen of ze me dat vertrouwen willen geven. Het stappenplan zegt iets over mijn persoonlijkheid, mijn aanpak en mijn klantgerichtheid.

Klaar om contact op te nemen met een tekstschrijver?

Veel succes!

En mocht je na dit artikel contact met mij willen opnemen, dan kan dat hier.

Tip: Kijk dan ook goed naar de onderwerpen waarover ze graag schrijven. Ik schrijf bijvoorbeeld graag over duurzaamheid in relatie tot bouw, want naast taalgek, ben ik ook gek op gebouwen en duurzame innovaties.